ConXioN neemt de veiligheid van uw persoonsgegevens en onze wettelijke verantwoordelijkheden ter zake heel ernstig. Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij van u verzamelen via onze interactie met u en hoe wij die verwerken, en verstrekt informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wie wordt beschermd door dit Privacybeleid?

Dit Privacybeleid is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2 van dit beleid). Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

• Onze klanten, leveranciers, zakelijke contacten en potentiële klanten (en/of van individuen die een band met hen hebben);
• Personen van wie we persoonsgegevens verkrijgen in het kader van het verlenen van onze professionele diensten aan onze klanten (bijvoorbeeld werknemers van onze klanten, klanten en leveranciers, familieleden van onze klanten en werknemers…);
• Onze werknemers en sollicitanten;
• Personen die contact hebben met onze verkopers, promotieteams en/of andere werknemers; en
• De bezoekers van onze kantoren, website, webshop, sociale media en evenementen.

Wat betekent “het verwerken van gegevens” en wie is daar verantwoordelijk voor?

Met ‘verwerking van persoonsgegevens’ bedoelen we elke verwerking van gegevens die u direct of indirect als een natuurlijke persoon kunnen identificeren. De term ‘verwerking’ is ruim en omvat onder andere het verzamelen, opnemen, organiseren, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verdelen of beschikbaar stellen op welke manier dan ook, het samenbrengen, combineren, archiveren, verwijderen of definitief vernietigen van die gegevens.

ConXioN BVBA (BE 0458.974.603) met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 134, 8540 Deerlijk (hierna “ConXioN” genoemd) is de “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat ConXioN de doeleinden en middelen vastlegt voor het verwerken van persoonsgegevens.

Uw verantwoordelijkheid met betrekking tot diensten van derden

Onze website bevat hyperlinks naar sociale netwerken zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Hiermee kunt u op deze platforms informatie delen. Deze links worden beheerd door de sociale netwerken zelf. Daarom hebben we geen controle over de applicaties (“apps”) waarbij die bedrijven gebruik maken van deze links. Lees aandachtig hun beleid voor het beschermen van uw persoonsgegevens als u deze links wilt gebruiken.

Welke persoonlijke informatie verzamelen wij?

De persoonsgegevens die u met ons deelt

We verwerken de persoonsgegevens die u ons verstrekt. Dit kan telefonisch gebeuren (bijvoorbeeld wanneer u de servicedesk belt met een vraag of om een storing te melden), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer u een (online) bestelformulier invult, wanneer u ons een e-mail stuurt, u zich inschrijft voor een evenement) of mondeling (bijvoorbeeld in een van onze kantoren).

De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen

We bestemmen uw persoonsgegevens voor het gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld een e-mailadres, een IP-adres, een telefoonnummer, een klantnummer, aanmeldingsgegevens (inlogcode(s)) en wachtwoorden). Bovendien registreren onze systemen ook persoonsgegevens die gegenereerd worden tijdens uw gebruik van onze producten en diensten, inclusief het gebruik door eindgebruikers.

De persoonsgegevens die wij krijgen van derden

We kunnen een deel van de gegevens verkrijgen via bedrijven die uw informatie aanvullen met informatie die zij ons kunnen verstrekken (bijvoorbeeld kredietwaardigheidsanalyses van potentiële klanten die we krijgen van instellingen voor kredietcontrole) of partners met wie we samenwerken in het kader van specifieke acties. In dit geval laten we u altijd weten dat we uw gegevens via dergelijke bedrijven hebben verkregen en geven we u altijd de mogelijkheid om aan te geven of u al dan niet wenst dat men met u contact opneemt.

Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de aard van de diensten die wij verlenen, de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, onze legitieme belangen of de specifieke toestemming die u ons daartoe verleent, kunnen wij volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen of verkrijgen:

• Gebruikersgegevens: persoonsgegevens die u als gebruiker van onze producten en diensten kunnen identificeren, persoonsgegevens aan de hand waarvan wij contact met u kunnen opnemen, facturerings- en betalingsgegevens, uw deelname aan onze acties en evenementen, uw zakelijke activiteiten, gegevens over uw beroepsactiviteiten (bv. de organisatie waarvoor u werkt)…
• Technische gegevens: persoonsgegevens die we nodig hebben om de juiste werking van onze producten en diensten te kunnen verwezenlijken (bv. de softwareversie die u gebruikt, uw IP- of MAC-adres…).

We verzamelen ook geen speciale categorieën persoonsgegevens, zoals ras of etnische afkomst; politieke opvattingen; religieuze of filosofische overtuigingen; lidmaatschap van een vakbond; lichamelijke of geestelijke gezondheid; genetische gegevens; biometrische gegevens; seksueel leven of seksuele geaardheid; en strafregisters.

Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

Behalve in situaties waarin wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw (expliciete) toestemming, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor de hieronder uiteengezette doeleinden, omdat verwerking noodzakelijk is voor (1) het naleven van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen, (2) het uitvoeren van een contract waarbij u een partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek vooraleer een contract af te sluiten en/of (3) de doeleinden van onze rechtmatige belangen in verband met de levering van onze diensten of het voeren van onze bedrijfsactiviteiten.

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om u de gevraagde informatie te verschaffen en om een contract af te sluiten: als u onze websites bezoekt en/of contact hebt met onze werknemers om informatie op te vragen, zullen wij uw contactgegevens verwerken om u de gevraagde informatie over onze producten en diensten te verstrekken. Als u besluit om een contract met ons aan te gaan, zullen wij persoonsgegevens over u moeten verwerken, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en persoonlijke gegevens zoals klantnummer, inloggegevens, … moeten vastleggen…

• Om u de beste service te bieden: we verwerken uw gegevens voor het opstellen, onderhouden, bewaken en ondersteunen van uw producten en diensten en voor onze klantenadministratie en ons geschillenbeheer. Op die manier kunnen wij ook contact met u opnemen om feedback te vragen over onze diensten (bv. tevredenheidsenquêtes).

• Beveiliging, kwaliteit en risicobeheer: persoonsgegevens kunnen worden verwerkt in het kader van het beschermen van onze eigen informatie en die van onze klanten, en in het kader van interne kwaliteits- en risicoanalyses.

• Direct marketing: we kunnen persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden, inclusief het promoten en ontwikkelen van onze diensten, om u informatie te verstrekken waarvan wij denken dat ze u kan interesseren, om u uitnodigingen toe te sturen voor onze evenementen. Het is ook mogelijk dat wij u benaderen wanneer u niet langer klant bent van ConXioN, tot 2 jaar na het einde van onze relatie. In al deze gevallen zullen wij u de kans geven om u van onze direct-marketingactiviteiten af te melden. Afmelden kan gebeuren door in te gaan op de uitschrijfopties bij de informatie die u ontvangt of via e-mail via privacy@conxion.be.

• Voldoen aan alle vereisten van de wet en/of regelgeving: zoals elke aanbieder van professionele diensten zijn we onderworpen aan wettelijke, gereglementeerde en professionele verplichtingen. We moeten bepaalde gegevens bijhouden om aan te tonen dat onze diensten worden geleverd in overeenstemming met die verplichtingen, en deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten.

• Beschermen van onze rechten en deze van onze klanten.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

We zorgen ervoor dat de passende technologische en organisatorische maatregelen genomen worden om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of onopzettelijke vernietiging.

Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor een beperkt aantal personen die speciale toegangsrechten hebben. Ons personeel dat toegang heeft tot uw persoonsgegevens werd opgeleid om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te behouden.  Voorwaarden om gegevens te beschermen volgens ten minste dezelfde norm die wij hanteren, worden in “cascade” geplaatst voor al onze aannemers, (onder)verwerkers en leveranciers.

Verkopen of dragen wij uw persoonsgegevens over aan derden?

We zullen uw persoonlijke informatie niet aan derden verkopen.

Wij kunnen van tijd tot tijd uw persoonsgegevens aan derden overdragen of bekendmaken voor elk van de hierboven genoemde doeleinden, inclusief aan overheids- en professionele instanties en derden die namens ons diensten verlenen, zoals webhostingproviders, IT-providers, betaaldiensten, leveranciers van CRM-diensten, customer relationship management)…

Wanneer we uw persoonlijke gegevens vrijgeven aan derden die namens ons diensten verlenen, zorgen wij ervoor dat dergelijke dienstverleners uw gegevens alleen gebruiken in overeenstemming met onze instructies, en we staan hen niet toe om persoonlijke gegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve wanneer dit nodig is om namens ons diensten te verlenen of om aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen.

We kunnen uw persoonsgegevens ook aan derden onthullen wanneer dit wettelijk vereist is of ten behoeve van, of in verband met, gerechtelijke procedures, of anderszins voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze wettelijke rechten.

Internationale overdrachten

Vanwege de aard van onze producten en diensten kunnen we uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overdragen (bv. voor het registreren van de waarborg van hard- en software). Wanneer we gegevens buiten de EER overdragen, zullen we dergelijke persoonsgegevens (i) alleen overbrengen naar een land waarvan de Europese Commissie meent dat het beschikt over een voldoende wetgeving inzake gegevensbescherming; of (ii) wanneer we een geschikt mechanisme voor gegevensoverdracht hebben uitgewerkt, zoals de EU-standaard contractuele bepalingen, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd worden.

Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?

We zullen uw persoonsgegevens in onze systemen maximaal gedurende de volgende perioden bijhouden: (i) zolang als nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld; (ii) elke door de wet vereiste bewaarperiode; of (iii) het einde van de aansprakelijkheidsperiode gedurende dewelke zich een rechtszaak of onderzoek zou kunnen voordoen met betrekking tot onze diensten.

De bewaarperiode zal afhangen van het beoogde doel. Technische gegevens i.v.m. dataverkeer (zoals uw IP- of MAC-adres) zullen nooit langer bijgehouden worden dan 1 jaar, persoonsgegevens van potentiële klanten en deelnemers aan evenementen maximaal 2 jaar. Bepaalde persoonsgegevens van voormalige klanten kunnen worden gebruikt gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract om de voormalige klant te herkennen en hem op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van ConXioN, tenzij u aangeeft daarmee niet akkoord te gaan.

Nadat de toepasselijke bewaarperiode(s) is (zijn) verlopen, worden uw persoonsgegevens verwijderd of anoniem gemaakt.

Uw rechten

Daar waar ConXioN optreedt als gegevenscontroller voor uw persoonsgegevens, kunt u een aantal rechten over uw gegevens uitoefenen, met inbegrip van:

• Het vragen van bevestiging of ConXioN al dan niet persoonsgegevens over u verwerkt
• Het toegang krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bijhouden
• Ons vragen om bepaalde persoonsgegevens die wij over u bezitten, en die onjuist zijn, te corrigeren
• De vraag om uw persoonsgegevens te verwijderen
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een wettelijk belang (bv. direct marketing)
• Het intrekken van uw toestemming aan ons om uw persoonsgegevens te verwerken
• Beperkingen instellen op onze verwerking van uw gegevens
• Ons vragen om uw gegevens over te dragen naar een andere controller (overdraagbaarheid van persoonsgegevens)

We zullen elke uitoefening van uw rechten van betrokkene behandelen in overeenstemming met de eisen van de toepasselijke regelgeving.  Mocht u wensen eender welk recht van betrokkene uit te oefenen, neem dan contact op met ons via privacy@conxion.be. Om ongeoorloofde onthulling van uw persoonsgegevens te voorkomen, moeten wij uw identiteit verifiëren. In geval van twijfel of onduidelijkheid zullen we u eerst om aanvullende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart).

Mochten we een verzoek van u krijgen om rechten van betrokkene uit te oefenen, maar als we alleen handelen als gegevensverwerker binnen onze relatie met onze klant, dan zullen we u hierover informeren en dient u uw verzoeken aan onze klant te richten.

Vragen en klachten

Mocht u vragen of klachten hebben over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, gelieve dan met ons contact op te nemen via privacy@conxion.be.

Als u ontevreden bent over de manier wij uw persoonsgegevens behandeld hebben en wij deze kwestie voor u niet kunnen oplossen, dan kunt u de kwestie voor de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit brengen:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35
B-1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be